Google docs – Office pakkinn einfaldaður í skýinu

Hvað er Google docs?

Hægt er að segja að Google docs sé eins og einfaldur Microsoft Office pakki þar sem allt er hýst á internetinu góða. Þar er hægt að búa til skjöl og skrifa ritgerðir með myndum og töflum. Hægt er að vinna í töflureikni sem svipar til Excel og búa til glærukynningar eins og maður er vanur að gera í Powerpoint.

Maður þarf ekki endilega að búa til öll skjölin frá grunni því einnig er hægt að uploada alls kyns skjölum (úr word, excel, powerpoint o.fl), breyta þeim í Google docs skjöl og vinna með þau á netinu.

Það að Google docs sé hýst á netinu, gerir það að þeirri snilld sem það er.  Með því eru öll skjöl aðgengileg frá öllum nettengdum tölvum, sama hvaða stýrikerfi er á þeim. Opnaður er vafri, farið er inná http://docs.google.com og þá er hægt að opna næsta skjal og vinna í því. Þetta finnst mér mjög þægilegt því ég er með eina tölvu í vinnunni og tvær vélar heima sem ég hendist á milli. Á Google docs er einnig hægt er að deila skjölum og stýra hverjir hafa aðgang að þeim. Ef fleiri en einn hefur aðgang að ákveðnu skjali þá geta þeir unnið í því á sama tíma og skjalið uppfærist í rauntíma. Hægt er svo að vista skjalið niður í tölvuna og getur maður þá valið á milli margra mismunandi formatta. Sé ætlunin að smíða ritgerð eða skýrslu þar sem smáatriði í uppsetningu skipta miklu máli þá getur Google docs valdið vonbrigðum því allir valkostir eru frekar einfaldir í samanburði við Microsoft Word.

 

Google docs í símann.

Nú er hægt að nálgast Google Docs fyrir bæði Android og iOS (iPhone, iPod Touch) og verður að segjast að símaútgáfurnar hafa tekist vel.  Ég ætla ekki að ljúga því að ég sé að skrifa heilu ritgerðirnar á símann minn en notagildið er þó heilmikið. Hægt er að fara inn í skjölin og gera smávægilegar breytingar, breyta aðgangsstýringum (boðið einhverjum aðgengi að þeim) eða senda skjölin í pósti. Séu skjölin send í pósti þá berast þau viðtakanda í .pdf formi svo það er gulltryggt að allir ættu að geta lesið þau.

Í Android appinu er í boði sniðugt samspil símans og Google docs í tölvunni.  Ef verið er að skrifa texta í tölvunni og það vantar inn mynd sem er á símanum, þá getur maður valið í símanum að senda myndina í Web clipboard. Eftir það er bara að snúa sér að tölvunni og líma (e. paste) myndina á réttan stað inn í Google docs skjalið.

Notkunin á farsímaútgáfunum er í flestum tilfellum eins góð og búast mætti við nema þegar gera á breytingar á töfluskjölum. Þegar smellt er í ákveðinn reit til að eiga við hann þá verður öll línan gul og stækkar til að sýna að maður sé að eiga við hana. Vilji maður svo breyta reit í línunni fyrir neðan og smellir þangað þá eru báðar línurnar orðnar gular og stórar og erfitt er að sjá hvar maður er þrátt fyrir að vera að skoða þetta á síma með 4,3″ skjá. Heimilisbókhaldið verður að bíða þangað til ég fjárfesti í spjaldtölvu.